ใบเสนอราคา – ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม

สารบัญ

1. ประโยชน์ของใบเสนอราคา
2. รายละเอียดในใบเสนอราคา
3. ตัวอย่างเอกสารใบเสนอราคา
4. Flow ขั้นตอนการทำงานของใบเสนอราคา
5. สรุป

รายละเอียดในใบเสนอราคา

1. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
2. ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
3. เลขที่ใบเสนอราคา
4. วันที่เสนอราคา
5. เงื่อนไขในการชำระเงิน และเครดิต
6. รายละเอียดของสินค้า และบริษัท
7. จำนวนสินค้า / บริการ ราคาต่อหน่วย และจำนวนเงินรวม
8. ลงลายมือชื่อผู้จัดทำ และผู้อนุมัติใบเสนอราคา
9. ลงลายมือชื่อผู้สั่งซื้อในใบเสนอราคา (กรณีที่ผู้ซื้อตกลงซื้อสินค้า/บริการจากผู้ขาย)

ตัวอย่างเอกสารใบเสนอราคา

ใบเสนอราคานั้นสามารถทำได้ 2 รูปแบบคือ

1. เปิดใบเสนอราคาเองแบบ Manual – การออกใบเสนอราคาในรูปแบบนี้โดยมากแล้วผู้ประกอบการจะเปิดเอกสารใบเสนอราคาโดยใช้ Microsoft office เช่น Word หรือ Excel ซึ่งข้อดีของการออกใบเสนอราคาแบบนี้คือ ค่อนข้างยืดหยุ่น ผู้ประกอบการสามารถจัดรูปแบบใบเสนอราคาได้เอง แต่การเปิดเอกสารในรูปแบบนี้ก็มีข้อเสียอยู่มากเพราะไม่ได้ใช้ระบบเข้ามาช่วยจึงอาจทำให้มีข้อผิดพลาดในการออกเอกสารได้มาก และเอกสารจะไม่ได้ถูกเชื่อมโยงข้อมูลไปยังเอกสารอื่นๆ
2. เปิดใบเสนอราคาผ่านระบบบัญชี – การออกใบเสนอราคาในรูปแบบนี้จะมีข้อดีมากกว่าตรงที่รูปแบบเอกสารจะดูน่าเชื่อถือ ดูเป็นทางการมากกว่า และที่สำคัญคือข้อมูลในใบเสนอราคาจะถูกบันทึกเอาไว้ในระบบ เพื่อนำข้อมูลมาออกเอกสารในขั้นตอนถัดไป เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบเร็จรับเงิน เป็นต้น

ตัวอย่างใบเสนอราคาเองแบบ Manual

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้ที่นี่ : ใบเสนอราคา

ตัวอย่างใบเสนอราคาผ่านระบบบัญชี

ในที่นี้ผมจะขอยกตัวอย่างใบเสนอราคาจากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ที่สำนักงานบัญชีของผมใช้อยู่ในการให้บริการลูกค้า จะมีหน้าตาเอกสารแบบนี้

Flow ขั้นตอนการทำงานของใบเสนอราคา

ตามที่ได้กล่าวไปแล้วว่าการเปิดใบเสนอราคาผ่านระบบบัญชีจะมีข้อดีในการเชื่อมโยงกับเอกสารอื่นๆได้ด้วยดังนี้

ในระบบการขาย เอกสารตั้งต้นคือใบเสนอราคา หลังจากนั้นหากลูกค้าตกลงซื้อสินค้า / บริการกับบริษัท และบริษัทได้ส่งมอบสินค้า / บริการเป็นที่เรียบร้อยแล้ว บริษัทก็จะต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า เมื่อถึงกำหนดชำระเงิน เมื่อบริษัทได้รับชำระจากลูกค้าแล้วบริษัทก็จะต้องออกเสร็จรับเงินส่งให้ลูกค้า

ในการออกใบเสนอราคาผ่านระบบโปรแกรมบัญชีออนไลน์ ข้อมูลที่ใส่ในใบเสนอราคานั้นจะถูกจดจำและบันทึกเอาไว้ในตัวโปรแกรม หลังจากนั้นหากลูกค้าตกลงซื้อสินค้า / บริการ จากบริษัท และบริษัทได้จัดส่งสินค้าหรือให้บริการแก่ลูกค้าแล้ว บริษัทก็จะต้องออกใบแจ้งหนี้เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้า

หากเราออกเอกสารใบเสนอราคาแบบ Manual พอเราจะจัดทำใบแจ้งหนี้เราก็ต้องมานั่งพิมพ์ข้อมูลเดิมๆใหม่ แต่หากเราใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราแทบไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่เลย เพราะจะสามารถดึงข้อมูลมาจากใบเสนอราคาได้ อันนี้จะเป็นประโยชน์ของการใช้โปรแกรมบัญชี ทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้นและข้อผิดพลาดนั้นน้อยกว่าการออกเอกสารแบบ Manual

หลังจากนั้นเมื่อบริษัทได้รับชำระเงินจากลูกค้าบริษัทก็ต้องออกใบเสร็จรับเงิน เพื่อเป็นหลักฐานในการรับชำระให้แก่ลูกค้า หากเราออกเอกสารแบบ Manual พอเราจะจัดทำใบเสร็จรับเงินเราก็ต้องมานั่งพิมพ์ข้อมูลเดิมๆใหม่ แต่หากเราใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เราแทบไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่เลย เพราะจะสามารถดึงข้อมูลมาจากใบแจ้งหนี้ได้ อันนี้จะเป็นประโยชน์ของการใช้โปรแกรมบัญชี ทำให้การทำงานรวดเร็วยิ่งขึ้นและข้อผิดพลาดนั้นน้อยกว่าการออกเอกสารแบบ Manual

ท่านใดที่สนใจโปรแกรมบัญชีสามารถติดต่อผมมาได้ครับ มีบริการรับทำบัญชี โดยที่ให้ลูกค้าใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ได้ฟรี ดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ : รับทำบัญชี