บัญชีรายรับรายจ่ายที่ถูกต้องตามสรรพากรนั้นเป็นอย่างไร?

หากคุณทำธุรกิจในนามบุคคลธรรมดา มันจำเป็นอย่างมากที่คุณจะต้องเข้าใจตัวบัญชีรายรับรายจ่าย เนื่องจากการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั้นจะทำให้เราทราบว่าธุรกิจที่เราทำอยู่นั้นมีรายรับรายจ่ายเป็นจำนวนเท่าใด และเอาไว้ใช้เป็นหลักฐานของตัวเลขที่เรากรอกในแบบ ภงด.90 / 91 เพื่อใช้ในการยื่นภาษีเงินได้ของบุคคลประจำปีท่านใดต้องการให้ธุรกิจก้าวหน้ามีความน่าเชื่อถือมากขึ้น

สารบัญ

1. บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?
2. ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย
3. เราควรจะจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายในกรณีใดบ้าง
4. หลักเกณฑ์ของสรรพากรที่ผู้ประกอบการต้องรู้
5. สรุป

บัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร?

บัญชีรายรับรายจ่ายคือกระบวนการจดบันทึกข้อมูลทั้งทางฝั่งรายรับและฝั่งรายจ่าย เพื่อสรุปผลว่าในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งธุรกิจที่เราดำเนินการอยู่นั้นมีผลกำไรหรือขาดทุน หากรายรับมากกว่ารายจ่ายแสดงว่าในช่วงเวลานั้นธุรกิจมีผลกำไร หากรายรับน้อยกว่ารายจ่ายแสดงว่าในช่วงเวลานั้นธุรกิจมีผลขาดทุนตามเกณฑ์เงินสดโดยปกติแล้วบัญชีรายรับรายจ่ายจะถูกทำโดยบุคคลธรรมดา หากธุรกิจที่เป็นนิติบุคคลจะต้องมีการจัดทำบัญชีอีกรูปแบบหนึ่งที่เรียกว่าระบบบัญชีคู่ (Debit / Credit) ซึ่งไม่ได้เกี่ยวข้องกับบทความนี้

ตัวอย่างบัญชีรายรับรายจ่าย

ผมได้นำตัวอย่างจากเว็บไซต์กรมสรรพากรมาให้ เผื่อท่านใดต้องการนำไปใช้

ดาวน์โหลดเอกสาร : บัญชีรายรับรายจ่าย

1. ช่อง “วัน เดือน ปี” : ใช้บันทึก วันที่ เดือน และ ปี พ.ศ. ที่มีรายการรับเงินและจ่ายเงิน
2. ช่อง “รายการ” : ใช้บันทึกรายละเอียดของรายการรับเงิน และจ่ายเงิน เช่น ขายสินค้า ค่าซื้อสินค้า ค่าเช่าบ้าน ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า เงินเดือน เป็นต้น
3. ช่อง “รายรับ” : ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่ได้รับเข้ามาตามรายละเอียดในช่องรายการ
4. ช่อง “รายจ่าย” เป็นการซื้อสินค้า : ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” ที่จ่ายในการซื้อสินค้าที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
5. ช่อง “รายจ่าย” เป็นค่าใช้จ่ายอื่นๆ : ใช้บันทึก “จำนวนเงิน” เป็นค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ
6. กรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ หรือซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกในวันที่ได้รับชำระหรือวันที่จ่ายค่าสินค้านั้นตามเกณฑ์เงินสดโดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ

เราควรจะจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายในกรณีใดบ้าง

หากเราเป็นผู้ประกอบการและดำเนินธุรกิจในรูปแบบบุคคลธรรมดา ผมคิดว่าเราควรจัดทำบัญชีแยกเป็นกรณีรายรับกับรายจ่ายดังต่อไปนี้

กรณีรายรับ

• ผู้ประกอบการ (บุคคลธรรมดา) ต้องมีการจัดทำบัญชีรายรับในทุกๆกรณี เนื่องจากในการยื่นแบบภาษีเงินได้ของบุคคล (ภงด.90 / 91) ผู้ประกอบการจะต้องกรอกรายรับประจำปีลงไปในแบบยื่นภาษีเราจะต้องทราบรายรับประจำปีของเราจึงจะสามารถยื่นภาษีได้ ดังนั้นบัญชีรายรับจึงเป็นรายงานที่สำคัญในการเก็บตัวเลขรายรับเพื่อนำมายื่นในแบบภาษี

กรณีรายจ่าย

ในส่วนของรายจ่ายผมคิดว่าเราจะต้องมีการจัดทำบัญชีรายจ่ายใน 2 กรณีดังนี้

• กรณีที่ผู้ประกอบการ (บุคคลธรรมดา) ต้องการทราบผลการดำเนินงานที่แท้จริงของกิจการ ก็ควรจะต้องมีการจัดทำบัญชีทั้งรายรับ และรายจ่ายจริง จะได้ทราบผลการดำเนินงานที่แท้จริงของกิจการ
• กรณีที่ธุรกิจของผู้ประกอบการ (บุคคลธรรมดา) มีอัตรากำไรต่ำกว่า 40% ควรจัดทำบัญชีรายจ่าย เนื่องจากตามกฎหมาย ธุรกิจทั่วไปผู้ประกอบการสามารถหักค่าใช้จ่ายในอัตราเหมาที่ 60% แสดงว่าหากผู้ประกอบการไม่ได้มีการจัดทำบัญชีรายจ่ายที่ชัดเจนจะต้องใช้อัตราดังกล่าวในการหักค่าใช้จ่าย ซึ่งผู้ประกอบการจะเสียเปรียบมากเนื่องจากอัตรากำไรจากการทำธุรกิจทั่วไปนั้นต่ำกว่า 40% ยกตัวอย่างเช่น นาย ก ทำธุรกิจขายเสื้อผ้ามียอดขาย 1,000 และมีต้นทุนจริง 900 บาท กำไรจริง 100 บาท (อัตรากำไรที่ประมาณ 10%) หากนาย ก ไม่ได้จัดทำบัญชีรายจ่าย ไม่มีหลักฐานค่าใช้จ่ายจริงจะต้องใช้อัตราเหมาที่ 60% ดังนั้นนาย ก จะหักค่าใช้จ่ายได้ 600 บาท และจะต้องเสียภาษีจากฐานกำไรที่ 400 บาท แต่หากนาย ก มีการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายชัดเจนก็จะสามารถหักค่าใช้จ่ายตามจริงได้ที่ 900 บาท และจะเสียภาษีจากฐานกำไรเพียง 100 บาท เท่านั้นตามความเป็นจริง

เพื่อความเข้าใจที่ง่ายขึ้น ลองดูแผนภาพสรุปได้ตามนี้ครับ

แผนภาพสรุปผู้ที่ควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายดังนี้

ทำความเข้าใจเกี่ยวกับการคำนวณภาษี : ภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาคำนวณอย่างไร?

หลักเกณฑ์ของสรรพากรที่ผู้ประกอบการต้องรู้

ในการจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายนั้น ทางกรมสรรพากรได้ออกหลักเกณฑ์เบื้องต้นมาให้ปฏิบัติตามกันดังนี้

1. การจัดทำจะต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนตามที่กรมสรรพากรกำหนด อย่างไรก็ตามผู้ประกอบการสามารถเพิ่มช่องข้อมูลเองได้ตามความเหมาะสม
2. ต้องจัดทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นภาษาไทย หากเป็นภาษาต่างประเทศจะต้องมีภาษาไทยกำกับ
3. จะต้องลงรายการภายใน 3 วันทำการนับแต่วันที่มีรายรับ รายจ่าย
4. จะต้องมีเอกสารประกอบรายการ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น
5. รายจ่ายที่นำมาลงจะต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของกิจการ
6. หากผู้ประกอบการไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีซื้อสามารถนำมารวมเป็นต้นทุน ค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน
7. กรณีขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ หรือซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ให้บันทึกในวันที่ได้รับชำระหรือวันที่จ่ายค่าสินค้านั้นตามเกณฑ์เงินสดโดยอธิบายเพิ่มเติมในช่องหมายเหตุ
8. ให้สรุปยอดเป็นรายเดือนเพื่อใช้เป็นหลักฐานประกอบการยื่นภาษี

ดูหลักเกณฑ์ฉบับเต็มจากกรมสรรพากรได้ที่นี่ : วิธีการจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย

สรุป

บัญชีรายรับรายจ่ายนั้นมีความสำคัญมากสำหรับผู้ประกอบการบุคคลธรรมดาที่ต้องจัดทำ เนื่องจากทำให้เราทราบผลประกอบการในธุรกิจของเรา อีกทั้งยังช่วยในการวางแผนภาษีที่ดีอีกด้วย หวังว่าทุกท่านจะได้ประโยชน์จากบทความนี้กันครับ

ช่วยแชร์บทความให้หน่อยครับ