ใบขอซื้อ (Purchase requisition) และ ใบสั่งซื้อ (Purchase order) คืออะไร?

ใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ

ในขั้นตอนของการสั่งซื้อ ใบขอซื้อ (Purchase requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase order) จะเป็นใบที่มีความสำคัญมากในการสั่งซื้อสินค้าและบริการจาก Supplier ในบทความนี้เราจะมาดูกันว่าเอกสารทั้ง 2 ตัวนี้คืออะไร และใความสำคัญอย่างไร

ท่านใดต้องการบริการรับทำบัญชี ทางเรามีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้ใช้ฟรี สามารถออกเอกสารหน้าตาสวยงามผ่านโปรแกรมได้ ดูรายละเอียดที่นี่ : รับทำบัญชี

ประวัติผู้เขียน / ผู้สอน

ธเณศ คอมพิวเตอร์

ใบขอซื้อ (Purchase requisition) คืออะไร?

ใบขอซื้อ (Purchase requisition : PR) คือเอกสารภายในบริษัทที่หน่วยงานต่างๆใช้ในการขอซื้อวัสดุหรืออุปกรณ์ต่างๆเพื่อใช้ในการดำเนินงานของหน่วยงานนั้นๆ โดยเอกสาร ใบขอซื้อ (Purchase requisition) นั้นควรถูกลงนามอนุมัติโดยหัวหน้าแต่ละแผนก และจะถูกส่งไปที่ฝ่ายจัดซื้อของแต่ละบริษัทเพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการซื้อวัสดุหรืออุปกรณ์ต่างๆดังกล่าวออกไป

ยกตัวอย่างเช่น ฝ่ายบัญชีของบริษัทต้องการซื้อกระดาษ และเครื่องเขียน เพื่อใช้ในการทำงาน ฝ่ายบัญชีของบริษัทก็จะจัดทำ ใบขอซื้อ (Purchase requisition) ขึ้นมาโดยจะมีการระบุรายการและจำนวนที่ฝ่ายบัญชีต้องการสั่งซื้อ เอกสารดังกล่าวจะถูกส่งไปให้ฝ่ายจัดซื้อของบริษัทเพื่อดำเนินการสั่งซื้อสินค้าจาก Supplier ต่อไป

ตัวอย่างเอกสาร ใบขอซื้อ (Purchase requisition)

เราลองมาดูตัวอย่างเอกสารดังกล่าวกันดังนี้

ใบขอซื้อ (Purchase requisition)

ดาวน์โหลดตัวอย่างเอกสาร : ใบขอซื้อ (Purchase Requisition)ข้อมูลสำคัญใน ใบขอซื้อ (Purchase requisition) มีดังต่อไปนี้

  1. แผนกที่ทำการขอซื้อ
  2. เหตุผลในการขอซื้อ
  3. วันที่ทำการขอซื้อ
  4. รายละเอียดสินค้า/บริการที่ต้องการ
  5. จำนวนสินค้า/บริการที่ต้องการ
  6. ราคาสินค้า (ถ้ามี)
  7. ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติ

ใบสั่งซื้อ (Purchase order) คืออะไร?

ใบสั่งซื้อ (Purchase order : PO) เป็นเอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อของบริษัทนั้นจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นคำสั่งซื้อและส่งให้แก่ Supplier เพื่อให้ทาง Supplier จัดหาสินค้า/บริการ ตามที่บริษัทต้องการมาให้ โดยเอกสาร ใบสั่งซื้อ (Purchase order) นั้นควรที่จะได้รับการอนุมัติโดยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่ากรณีที่การสั่งซื้อนั้นมีจำนวนเงินที่สูงมาก

ยกตัวอย่างเช่น จากตัวอย่างเดิมที่ฝ่ายบัญชีส่ง ใบขอซื้อ (Purchase requisition) เพื่อขอซื้อกระดาษ และเครื่องเขียน ทางฝ่ายจัดซื้อก็จะนำเอกสารดังกล่าวมาเป็นเอกสารหลักฐานในการจัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase order) เพื่อสั่งซื้อ กระดาษ และเครื่องเขียนโดยก่อนที่จะทำ ใบสั่งซื้อ (Purchase order) ได้ฝ่ายจัดซื้อควรที่จะต้องมีการเปรียบเทียบสินค้า/บริการของแต่ละ Supplier แต่ละเจ้าอย่างน้อย 3 รายเพื่อให้บริษัทที่ซื้อสินค้าจาก Supplier ที่สินค้า/บริการ มีคุณภาพในราคาที่เหมาะสม

ใบสั่งซื้อ (Purchase order) นั้นควรจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อหรือผู้มีอำนาจที่สูงกว่าในกรณีที่การสั่งซื้อนั้นมีมูลค่าสูงเกินกว่าอำนาจของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ และถูกส่งต่อไปให้ทาง Supplier เพื่อให้ทาง Supplier จัดส่ง กระดาษ และเครื่องเขียน มาตามที่กำหนด

หมายเหตุ : ในบางบริษัทจะมีการกำหนดอำนาจเอาไว้เลยว่าผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมีอำนาจซื้อได้ไม่เกินกี่บาท หากมูลค่าสินค้าเกินกว่านั้นจะให้กรรมการบริษัทเป็นผู้อนุมัติในการจัดซื้อ เป็นต้น

ตัวอย่างเอกสาร ใบสั่งซื้อ (Purchase order)

เราลองมาดูตัวอย่างเอกสาร ใบสั่งซื้อ (Purchase order) ซึ่งเป็นตัวอย่างเอกสารที่มาจากโปรแกรมบัญชี PEAK ที่ทางผมใช้ทำบัญชีในการให้บริการแก่ลูกค้า

ใบสั่งซื้อ (Purchase order)

ดาวน์โหลดตัวอย่างเอกสาร : ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)ข้อมูลสำคัญใน ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) มีดังต่อไปนี้

  1. ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทผู้สั่งซื้อ
  2. ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทผู้ขาย
  3. วันที่ทำการสั่งซื้อ
  4. รายละเอียดสินค้า/บริการที่ต้องการ
  5. จำนวนสินค้า/บริการที่ต้องการ
  6. จำนวนเงิน และจำนวนเงินรวมของสินค้า/บริการที่ต้องการ
  7. ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติ

ใบขอซื้อ (Purchase requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase order) แตกต่างกันอย่างไร

นอกจากเรื่องรูปแบบเอกสารที่ไม่เหมือนกันแล้ว สิ่งแตกต่างที่สำคัญระหว่าง ใบขอซื้อ (Purchase requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase order) นั่นคือวัตถุประสงค์ในการออกเอกสารการออกเอกสาร

ใบขอซื้อ (Purchase requisition) วัตถุประสงค์หลักคือการขอซื้อวัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ ที่แผนกต่างๆภายในองค์กรต้องการ ดังนั้นใบดังกล่าวจึงควรต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าของแต่ละแผนกว่าการขอซื้อนั้นมีความสมเหตุสมผลหรือไม่ หลังจากนั้นเอกสารดังกล่าวก็จะถูกส่งให้แก่ฝ่ายจัดซื้อเพื่อดำเนินการจัดซื้อต่อไปการออกเอกสาร

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) วัตถุประสงค์หลักคือสั่งซื้อสินค้าจากทาง Supplier โดยทางฝ่ายจัดซื้อจะรวบรวมคำขอซื้อจากฝ่ายต่างๆภายในองค์กร เพื่อนำมาจัดทำ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือผู้มีอำนาจที่สูงกว่าในกรณีที่การสั่งซื้อนั้นมีมูลค่าสูงเกินกว่าอำนาจของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หลังจากที่ได้จัดทำ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เอกสารดังกล่าวก็จะถูกส่งให้แก่ Supplier เพื่อสั่งซื้อสินค้าต่อไป

สรุป

ใบขอซื้อ (Purchase requisition) คือเอกสารตั้งต้นในขบวนการจัดซื้อในองค์กร เอกสารดังกล่าวจะถูกจัดทำและอนุมัติจากแผนกต่างๆในองค์กร ส่วนเอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase order) เป็นเอกสารที่ถูกจัดทำและอนุมัติโดยฝ่ายจัดซื้อ ซึ่งเป็นเอกสารที่จะถูกส่งไปให้แก่ Supplier เพื่อซื้อสินค้าของบริษัท หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์แก่ทุกท่านนะครับ

ติดต่อมาได้เลยครับ ผมยินดีให้คำปรึกษา

ติดต่อ Line ดูรีวิวจากลูกค้า

ช่วยแชร์บทความให้หน่อยครับ