ใบสำคัญรับเงิน – ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม

ใบสำคัญรับเงินสามารถใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีได้หรือไม่

หลายๆท่านอาจมีความสงสัยว่าหากเราไม่ได้ใบเสร็จรับเงินที่เป็นทางการมาจากผู้ขายด้วยเหตุผลต่างๆ เช่น ผู้ขายเป็นบุคคลธรรมดาที่ไม่ได้มีการวางระบบเอกสารที่ดี ทำให้ไม่สามารถขอใบเสร็จรับเงินได้ จึงต้องใช้ใบสำคัญรับเงินแทน (กรณีที่ผู้ขายยินยอมลงลายมือชื่อให้) รายการดังกล่าวจะสามารถนำมาประกอบการลงบัญชีของบริษัทและบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่

คำตอบก็คือสามารถนำใบสำคัญรับเงินมาบันทึกบัญชีและนำมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของบริษัทได้ อย่างไรก็ตามเอกสารและข้อมูลต่างๆต้องครบถ้วนดังนี้

1. ข้อมูลต่างๆในใบสำคัญรับเงินจะต้องครบถ้วน
2. จะต้องมีการลงลายมือชื่อจริงทั้งในส่วนของผู้รับเงิน และผู้จ่ายเงิน
3. จะต้องมีการแนบสำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงินได้ เพื่อยืนยันว่าผู้รับเงินจากบริษัทนั้นมีตัวตนอยู่จริง สามารถพิสูจน์ได้
4. หากรายการจ่ายดังกล่าวมีภาระภาษีก็ควรจะต้องนำส่งภาษีที่เกี่ยวข้องกับรายจ่ายดังกล่าวให้ครบถ้วน ยกตัวอย่างเช่น หากเป็นการจ่ายค่าบริการจะต้องมีการหัก ณ ที่จ่าย บริษัทก็ควรมีการนำส่งหัก ณ ที่จ่ายดังกล่าวให้ครบถ้วน เป็นต้น

กรณีผู้ขายไม่ยอมเซ็นใบสำคัญรับเงินจะทำอย่างไร

กรณีที่ผู้ขายไม่ยอมออกใบเสร็จรับเงินให้ หรือไม่ยอมเซ็นในเอกสารใบสำคัญรับเงินให้ อันนี้เป็นปัญหาใหญ่เลยครับ เพราะผู้ขายโดยส่วนใหญ่ก็ไม่ต้องการเสียภาษี จึงไม่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในเอกสารให้ ทางกรมสรรพากรจึงได้มีการออกแนบทางแก้ไขกรณีนี้เอาไว้โดยสามารถให้บริษัทใช้ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน แทนได้ โดยเอกสารดังกล่าวสามารถเซ็นโดยพนักงานของบริษัทได้ ซึ่งเอกสารจะต้องมีข้อมูลดังต่อไปนี้

1. คำว่า “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน”
2. ชื่อนิติบุคคลผู้ซื้อ / ผู้รับบริการ
3. วันเดือนปี รายละเอียดรายจ่าย และจำนวนเงินที่จ่าย
4. คำอธิบายว่า ข้าพเจ้า ………. (ผู้เบิกจ่าย) ตำแหน่ง ………. ขอรับรองว่า รายจ่ายข้างต้นนี้ไม่อาจเรียกเก็บใบเสร็จรับเงินจากผู้รับได้ และข้าพเจ้าได้จ่ายไปในงานของทางบริษัท / ห้างหุ้นส่วนจำกัด โดยแท้ตั้งแต่วันที่ ………. ถึงวันที่ ……….
5. ลงลายมือชื่อผู้เบิกจ่ายและผู้อนุมัติ

เรามาลองดูตัวอย่าง “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” กันได้เลยครับ

ตามหลักการจริงๆแล้วเอกสารที่บริษัทออกเอกความน่าเชื่อถือจะน้อยกว่าเอกสารที่ได้รับมาจากบุคคลภายนอก อย่างไรก็ตามเพื่อแก้ไขปัญหาในการที่ผู้ขายไม่ยอมออกใบเสร็จรับเงินให้ หรือไม่ยอมเซ็นเอกสารใบรับเงินให้ สรรพากรจึงอนุโลมให้ใช้ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน ได้ถึงแม้ว่าจะเป็นเอกสารที่บริษัททำขึ้นมาเอง และเซ็นรับรองโดยพนักงานของบริษัท

ดังนั้นเพื่อให้เอกสารดังกล่าวนั้นมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้นและเพื่อไม่ให้มีปัญหากับเจ้าหน้าที่สรรพากรในการใช้เอกสารดังกล่าวมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย นิติบุคคลมีข้อควรปฏิบัติดังนี้

1. ข้อมูลทุกอย่างใน “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” จะต้องถูกต้องและครบถ้วน
2. รายการดังกล่าวจะต้องเป็นรายจ่ายของบริษัทที่เกิดขึ้นจริงๆ ห้ามตกแต่งรายการขึ้นมาเองเด็ดขาด
3. รายการจ่ายดังกล่าวควรที่จะต้องตรวจสอบกับ Bank statement ได้ว่ามีเงินออกจริงๆ
4. รายจ่ายดังกล่าวนั้นจะต้องมีความเกี่ยวข้องกับธุรกิจของบริษัท
5. มูลค่ารายจ่ายที่เกิดขึ้นนั้นควรที่จะเหมาะสมตามธรรมชาติของธุรกิจ ไม่ควรที่จะมีรายจ่ายดังกล่าวที่สูงจนเกินไป
6. พนักงานของบริษัทที่เซ็นเอกสารดังกล่าวจะต้องตอบที่มา ที่ไป ของรายจ่ายดังกล่าวนั้นได้อย่างชัดเจน