สัญญาเช่า คืออะไร? มาทำความเข้าใจกัน

สัญญาเช่า (Lease Agreement) คือ เอกสารที่ระบุรายละเอียดของข้อตกลงระหว่างผู้เช่าและผู้ให้เช่า เพื่อกำหนดเงื่อนไขในการเช่าทรัพย์สิน เช่น บ้าน อพาร์ทเม้นท์ รถยนต์ เพื่อให้ผู้เช่ามีสิทธิ์ใช้ทรัพย์สินตามข้อตกลงในสัญญาเช่าโดยชำระค่าเช่าตามที่ระบุไว้ในสัญญาเป็นสิ่งตอบแทนให้แก่ผู้ให้เช่า

สารบัญ

1. สัญญาเช่าคืออะไร
2. ประเภทของสัญญาเช่าในมุมบุคคลทั่วไป
3. ประเภทของสัญญาเช่าในมุมนักบัญชี
4. การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสัญญาเช่า
5. รายละเอียดที่ควรมีในสัญญาเช่า
6. ทำสัญญาเช่าอย่างไร ป้องกันการโกง
7. สรุป

สัญญาเช่าคืออะไร

สัญญาเช่า (Lease Agreement) คือ เอกสารที่ระบุรายละเอียดของข้อตกลงระหว่างผู้เช่าและผู้ให้เช่า เพื่อกำหนดเงื่อนไขในการเช่าทรัพย์สิน เช่น บ้าน อพาร์ทเม้นท์ รถยนต์ เพื่อให้ผู้เช่ามีสิทธิ์ใช้ทรัพย์สินตามข้อตกลงในสัญญาเช่าโดยชำระค่าเช่าตามที่ระบุไว้ในสัญญาเป็นสิ่งตอบแทนให้แก่ผู้ให้เช่า

สัญญาเช่าจึงมีความสำคัญอย่างมากเนื่องจากเป็นการกำหนดเงื่อนไขและข้อจำกัดในการใช้ทรัพย์สิน ซึ่งช่วยลดความขัดแย้งระหว่างผู้ใช้งานและผู้ให้เช่า เพราะมีสัญญาที่ทำเอาไว้ร่วมกันอย่างชัดเจน

ประเภทของสัญญาเช่าในมุมบุคคลทั่วไป

ประเภทของสัญญาเช่าหากแบ่งตามความเข้าใจของคนทั่วไป สามารถแบ่งได้เป็นหลายประเภท ตามประเภททรัพย์สิน เช่น

1. สัญญาเช่าบ้าน: เป็นสัญญาเช่าที่เกี่ยวกับบ้านหรือที่อยู่อาศัย โดยจะมีระยะเวลาเช่าที่กำหนดไว้ในสัญญา เช่น 1 ปีหรือ 2 ปี และมักจะต้องชำระค่าเช่าตามที่กำหนดไว้ในสัญญา
2. สัญญาเช่าอาคารพาณิชย์: เป็นสัญญาเช่าที่เกี่ยวกับอาคารพาณิชย์ เช่น ห้างสรรพสินค้า โรงแรม หรืออาคารสำนักงาน โดยมักจะมีระยะเวลาเช่าที่ยาวกว่าสัญญาเช่าบ้าน และมักจะต้องชำระค่าเช่าเพิ่มเติมอื่น ๆ เช่น ค่าส่วนกลาง ค่าน้ำ ค่าไฟฟ้า และค่าบริการอื่นๆ
3. สัญญาเช่ารถ: เป็นสัญญาเช่าที่เกี่ยวกับการเช่ารถ เช่น รถยนต์ รถจักรยานยนต์ หรือรถบรรทุก โดยจะมีเงื่อนไขการเช่าและค่าบริการที่แตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับประเภทของรถที่เช่า และระยะเวลาการเช่า
4. สัญญาเช่าอุปกรณ์: เป็นสัญญาเช่าที่เกี่ยวกับการเช่าอุปกรณ์ เช่น เครื่องมือ เครื่องใช้ไฟฟ้า หรือเครื่องจักร เป็นต้น

ประเภทของสัญญาเช่าในมุมนักบัญชี

ในมุมบัญชี สัญญาเช่าจะสามารถแบ่งได้ออกเป็น 2 ประเภทหลักๆคือ

1. สัญญาเช่าดำเนินงาน (Operation Lease Agreement) – เป็นสัญญาเช่าที่ความเสี่ยงในตัวทรัพย์สินส่วนใหญ่ยังอยู่ที่ผู้ให้เช่า ส่วนใหญ่จะเป็นสัญญาเช่าที่มีระยะเวลาสั้น ๆ และผู้เช่าไม่มีสิทธิ์ในการเป็นเจ้าของทรัพย์สินที่เช่า ในทางบัญชีของผู้เช่า ค่าเช่าในแต่ละเดือนจะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนแต่ละเดือน
2. สัญญาเช่าเงินทุน (Capital Lease Agreement) – สัญญาเช่าประเภทนี้เดิมจะมีชื่อว่า สัญญาเช่าการเงิน (Financial Lease Agreement) ซึ่งเป็นสัญญาเช่าที่ ความเสี่ยงในตัวทรัพย์สินส่วนใหญ่อยู่ที่ผู้เช่า หรือเป็นสัญญาเช่าที่สุดท้ายแล้วกรรมสิทธิ์ของทรัพย์สินจะถูกโอนไปให้แก่ผู้เช่า ดังนั้นสัญญาเช่าประเภทนี้ในงบการเงินของผู้เช่า จะบันทึกเป็นสินทรัพย์ (ทรัพย์สินที่เช่า) และหนี้สิน (ค่างวดที่ต้องจ่าย) ในงบแสดงฐานะการเงินของผู้เช่า

การบันทึกบัญชีเกี่ยวกับสัญญาเช่า

หากว่าเป็นสัญญาเช่าดำเนินงาน (Operation Lease Agreement) ในทางบัญชีของผู้เช่า ค่าเช่าในแต่ละเดือนจะถูกบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนโดยการ Dr. ค่าช่า Cr. เงินสด

หากว่าเป็น สัญญาเช่าเงินทุน (Capital Lease Agreement) ในงบการเงินของผู้เช่า จะบันทึกเป็นสินทรัพย์ (ทรัพย์สินที่เช่า) และหนี้สิน (ค่างวดที่ต้องจ่าย) ในงบแสดงฐานะการเงินของผู้เช่า ตามตัวอย่างดังนี้

ตัวอย่าง : บริษัท A ซื้อสินทรัพย์โดยการทำสัญญาเช่าเงินทุน โดยมูลค่ายุติธรรมของสินทรัพย์ที่เช่า หรือมูลค่าปัจจุบันของจำนวนเงินขั้นต่ำที่ต้องจ่ายแล้วแต่จำนวนใดจะต่ำกว่าอยู่ที่ 43,295 บาท อัตราดอกเบี้ยแท้จริงอยู่ที่ 5% และบริษัทต้องจ่ายทั้งหมด 5 งวด โดยข้อมูลการผ่อนชำระเป็นดังต่อไปนี้

รายละเอียดที่ควรมีในสัญญาเช่า

1. ชื่อและที่อยู่ของผู้ให้เช่าและผู้เช่า
2. รายละเอียดของทรัพย์สินที่เช่า เช่น ที่อยู่ ขนาด สภาพ และสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆที่จะใช้ร่วมกัน
3. ระยะเวลาการเช่า ซึ่งจะระบุวันที่เริ่มต้นเช่าและวันที่สิ้นสุดเช่า
4. อัตราค่าเช่า และเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น วันที่ต้องชำระเงิน วิธีการชำระเงิน และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการใช้ทรัพย์สินนั้น ๆ
5. ข้อตกลงรายละเอียด เงินจ่ายล่วงหน้า และเงินประกันการเช่า
6. เงื่อนไขการใช้ทรัพย์สิน
7. สภาพการส่งคืนทรัพย์สิน เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาการเช่า รวมถึงเงื่อนไขการส่งคืนทรัพย์สินที่เสียหาย
8. การประกันความเสียหาย เช่น การประกันอุบัติเหตุทรัพย์สิน การประกันความเสียหายจากการใช้ทรัพย์สิน เป็นต้น
9. เงื่อนไขการสิ้นสุดสัญญา เช่น สิ้นสุดระยะเวลาการเช่า การต่อสัญญา การยกเลิกสัญญา เป็นต้น
10. นอกจากรายละเอียดข้างต้นแล้ว ผู้อ่านอย่าลืมในเรื่องของอากรแสตมป์ด้วย เพราะสัญญาเช่าถือเป็นตราสารที่ต้องติดอากรแสตมป์เพื่อให้ถูกต้องตามกฎหมาย จำนวนเงินที่จะต้องติดอากรแสตมป์คือ ทุกจำนวนเงิน 1,000 บาท หรือเศษของเงิน 1,000 บาทตามสัญญา จะต้องเสียอากรแสตมป์ 1 บาท

ลองดูรายละเอียดอากรแสตมป์จากสรรพากรได้ที่นี่

ทำสัญญาเช่าอย่างไร ป้องกันการโกง

การเช่าทรัพย์สินเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ ซึ่งควรจะมีการป้องกันการโกง ดังนั้นเพื่อป้องกันการโกงสัญญาเช่า คุณสามารถดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้ได้

1. ตรวจสอบประวัติของผู้เช่า คุณควรตรวจสอบประวัติของผู้เช่าอย่างละเอียดเพื่อทราบว่าเขามีประวัติการโกงหรือไม่
2. ตรวจสอบเอกสารประกอบการเช่า คุณควรตรวจสอบเอกสารประกอบการเช่าที่เกี่ยวข้อง เช่น บัตรประชาชน ใบขับขี่ หรือหนังสือเดินทาง เพื่อทำการตรวจสอบว่าเอกสารเหล่านี้ถูกต้องและมีความถูกต้องหรือไม่
3. ระบุเงื่อนไขของสัญญาให้ชัดเจน คุณควรระบุเงื่อนไขของสัญญาให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย เช่น ระยะเวลาการเช่า อัตราค่าเช่า รวมถึงเงื่อนไขการชำระเงินและเงื่อนไขการใช้ทรัพย์สิน เป็นต้น
4. ตรวจสอบสภาพของทรัพย์สิน คุณควรตรวจสอบสภาพของทรัพย์สินก่อนที่จะมอบให้ผู้เช่าใช้ เพื่อหากมีความเสียหายเกิดขึ้นในระหว่างการเช่า จะได้เรียกเก็บค่าเสียหายดังกล่าวได้

สรุป

สัญญาเช่าเป็นสัญญาที่มีความสำคัญเป็นอย่างมากในการประกอบกิจการ ทำให้กิจการมีทรัพย์สินมาใช้โดยไม่ต้องลงทุนซื้อ ซึ่งใช้จำนวนเงินค่อนข้างมาก ในการทำสัญญาเช่าควรมีความละเอียดรอบคอบ เพื่อลดความผิดพลาดหรือความขัดแย้งในภายหลัง หวังว่าผู้อ่านจะได้ประโยชน์จากบทความนี้กันนะครับ