ใบส่งของ คืออะไร? เรามาทำความเข้าใจกัน

ใบส่งของ เป็นหลักฐานสำคัญที่แสดงให้เห็นว่าผู้ขายสินค้าได้ส่งมอบสินค้าให้แก่ผู้ซื้อแล้ว เรามาทำความเข้าใจรายละเอียดกันได้ในบทความนี้

สารบัญ

1. ใบส่งของ คืออะไร?
2. ตัวอย่างและรายละเอียดใบส่งของ
3. ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี แตกต่างกันอย่างไร?
4. สรุปใบส่งของ

ใบส่งของ คืออะไร?

ใบส่งของ เป็นหลักฐานสำคัญที่แสดงให้เห็นว่าผู้ขายสินค้าได้ส่งมอบสินค้าให้แก่ผู้ซื้อแล้ว ซึ่งในเอกสารใบส่งของจะต้องมีลายเซ็นของผู้ส่งของ (จากทางฝั่งผู้ขาย) และลายเซ็นผู้รับของ (จากทางฝั่งผู้ซื้อ)

สำหรับกระบวนการในการจัดส่งสินค้า เวลาที่ผู้ขาย ขายสินค้าให้แก่ผู้ซื้อก็จะต้องมีการตรวจนับจำนวนสินค้า พร้อมตรวจสอบคุณภาพสินค้าว่าได้มาตรฐานและจำนวนถูกต้อง และส่งสินค้าดังกล่าวไปพร้อมกับใบส่งของ ที่มีลายเซ็นจากเจ้าหน้าที่ทางฝั่งผู้ขาย เมื่อถึงสถานที่ของผู้ซื้อแล้ว ผู้ซื้อก็จะมีแผนกรับสินค้ามาตรวจสอบว่าสินค้าที่ถูกส่งมานั้นถูกต้องตรงกันกับเอกสารใบส่งของหรือไม่ และผู้ที่มีหน้าที่รับสินค้าควรตรวจสอบในระบบด้วยว่าบริษัทได้สั่งซื้อสินค้าตรงตามของที่จัดส่งมา (Three way match – คือการสอบยันเอกสารระหว่าง ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ และ ใบแจ้งหนี้ ว่าเอกสารถูกต้องตรงกันทั้งหมด)

ดูบทความที่เกี่ยวข้องได้ที่ :

ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล

ใบกำกับภาษีคืออะไร

ตัวอย่างและรายละเอียดใบส่งของ

เราลองมาดูตัวอย่างของใบส่งของกันดังต่อไปนี้

ขอบคุณที่มาเอกสาร : https://www.babform.com/

ใบส่งของนั้นจะมีรายละเอียดต่างๆที่สำคัญดังต่อไปนี้

1. เลขที่อ้างอิงเอกสาร : เล่มที่ เลขที่

ปกติแล้วในการออกเอกสารจะต้องมีการ Run เลขที่ให้ต่อเนื่องกันไป เวลาที่ทางบริษัทต้องการหาเอกสารก็ได้หาเอกสารได้ง่ายโดยดูจากเลขที่อ้างอิงเอกสาร นอกจากนี้การ Run เลขที่เอกสารยังช่วยตรวจสอบในเรื่องของความครบถ้วนได้การบันทึกบัญชีได้อีกด้วย โดยเช็คจากเลขสุดท้าย ว่าได้ถูกบันทึกบัญชีเข้าไปตามลำดับรึยัง

2. คำว่า “ใบส่งของ” บนเอกสาร

เพื่อให้ทราบว่าเอกสารดังกล่าวคือใบอะไร ซึ่งเอกสารแต่ละอย่างจะมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไปดังต่อไปนี้

ใบส่งของ – เพื่อเป็นหลักฐานในการส่งของ ตามที่อธิบายไปแล้วในหัวข้อก่อนหน้านี้

ใบแจ้งหนี้ – เพื่อเป็นหลักฐานว่าบริษัทผู้ซื้อสินค้าเป็นหนี้ผู้ขายสินค้า และมีภาระที่ต้องชำระหนี้ให้แก่ผู้ขาย

ใบกำกับภาษี – เพื่อเป็นหลักฐานในการเกิดภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยที่ผู้ขายมีหน้าที่ต้องนำส่งภาษีขาย และผู้ซื้อมีสิทธิ์ในการขอเคลมภาษีซื้อได้

3. วันที่

เพื่อให้ทราบว่าการส่งของตามใบส่งของนั้นเกิดขึ้น ณ วันที่เท่าไหร่

4. ชื่อผู้ขาย

เพื่อแสดงรายละเอียดรายชื่อของผู้ขาย ว่าผู้ขายสินค้านั้นเป็นใคร

5. ที่อยู่ผู้ขาย

เพื่อแสดงรายละเอียดที่อยู่ของผู้ขาย ว่าผู้ขายสินค้านั้นอยู่ที่ไหน

6. นามลูกค้า (ชื่อผู้ซื้อและที่อยู่ผู้ซื้อ)

เพื่อแสดงรายละเอียดรายชื่อของผู้ซื้อ ว่าผู้ซื้อสินค้านั้นเป็นใคร และเพื่อแสดงรายละเอียดที่อยู่ของผู้ซื้อว่าผู้ซื้อสินค้านั้นอยู่ที่ไหน

7. รายละเอียดสินค้า

ในใบส่งสินค้าควรที่จะมีรายละเอียดของสินค้าที่จัดส่งดังนี้

• ลำดับที่
• รายการ หรือ รายละเอียดสินค้า
• จำนวนสินค้า
• หน่วย
• ราคา / หน่วย
• รวมเงินในแต่ละสินค้าที่จัดส่ง
• จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น

ในรายละเอียดสินค้าจะมีประโยชน์ทำให้ทราบว่าสินค้าที่จัดส่งคืออะไร ทำให้ผู้รับสินค้าสามารถตรวจสอบสินค้าที่จัดส่งมา ว่าถูกต้องตรงกันตามเอกสารหรือไม่ (Three way match – คือการสอบยันเอกสารระหว่าง ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ และ ใบแจ้งหนี้ ว่าเอกสารถูกต้องตรงกันทั้งหมด)

8. ลายมือชื่อผู้รับของ (เพื่อเป็นหลักฐานในการรับของให้แก่ผู้ขาย)
9. ลายมือชื่อผู้ส่งของ (เพื่อเป็นหลักฐานในการส่งของให้แก่ผู้ซื้อ)

ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี แตกต่างกันอย่างไร?

หลายคนอาจจะยังสงสัยว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการส่งของนั้นทำไมมีหลายแบบจัง โดยมีทั้ง ใบส่งของ ใบแจ้งนี้ ใบกำกับภาษี เอกสารต่างๆเหล่านี้มีความแตกต่างกันอย่างไร?

คำตอบก็คือ เอกสารแต่ละอย่างจะมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันไปดังต่อไปนี้

ใบส่งของ – เพื่อเป็นหลักฐานในการส่งของ ตามที่อธิบายไปแล้วในหัวข้อก่อนหน้านี้

ใบแจ้งหนี้ – เพื่อเป็นหลักฐานว่าบริษัทผู้ซื้อสินค้าเป็นหนี้ผู้ขายสินค้า และมีภาระที่ต้องชำระหนี้ให้แก่ผู้ขาย

ใบกำกับภาษี – เพื่อเป็นหลักฐานในการเกิดภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยที่ผู้ขายมีหน้าที่ต้องนำส่งภาษีขาย และผู้ซื้อมีสิทธิ์ในการขอเคลมภาษีซื้อได้

ซึ่งในความเป็นจริงในธุรกิจเอกสารต่างๆเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องแยกกันคนละใบ แต่อาจมารวมกันในใบเดียวกันได้ เพราะข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวกับการส่งของนั้นเหมือนกันอยู่แล้ว เช่น

ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี – เอกสารแบบนี้จะพบได้บ่อยมาก คือเอกสารดังกล่าวจะถือเป็นหลักฐานในการส่งของด้วย และถือเป็นหลักฐานในการเกิดภาษีมูลค่าเพิ่ม ในใบเดียวกันไปเลย (Tax point ของภาษีมูลค่าเพิ่มจะเกิดขึ้นเมื่อมีการส่งของ) โดยผู้ขายอาจมีการส่ง ใบแจ้งหนี้ ไปอีกรอบหรือไม่ก็ได้ หากไม่ได้ส่งใบแจ้งหนี้ไปอีกรอบก็จะถือว่าเอกสารนี้ ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี แทนใบแจ้งหนี้ไปเลยก็มี

ใบแจ้งหนี้ / ใบส่งของ / ใบกำกับภาษี – เอกสารแบบนี้ก็จะสามารถพบได้ คือเอกสารดังกล่าวจะถือเป็นหลักฐานในการแจ้งหนี้ หลักฐานในการส่งของ และถือเป็นหลักฐานในการเกิดภาษีมูลค่าเพิ่ม ในใบเดียวกันไปเลย

สรุปใบส่งของ

ใบส่งของเป็นหลักฐานที่สำคัญในการส่งมอบสินค้า ดังนั้นผู้ขายจึงควรออกใบส่งของให้มีข้อมูลที่ครบถ้วน เพื่อป้องกันปัญหาที่จะเกิดขึ้นในภายหลัง หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์ครับ