ใบขอซื้อ (Purchase requisition) และ ใบสั่งซื้อ (Purchase order) คืออะไร?

ในขั้นตอนของการสั่งซื้อ ใบขอซื้อ (Purchase requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase order) จะเป็นใบที่มีความสำคัญมากในการสั่งซื้อสินค้าและบริการจาก Supplier ในบทความนี้เราจะมาดูกันว่าเอกสารทั้ง 2 ตัวนี้คืออะไร และใความสำคัญอย่างไร

ท่านใดต้องการบริการรับทำบัญชี ทางเรามีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้ใช้ฟรี สามารถออกเอกสารหน้าตาสวยงามผ่านโปรแกรมได้ ดูรายละเอียดที่นี่ : รับทำบัญชี

สารบัญ

1. ใบขอซื้อ (Purchase requisition) คืออะไร?
2. ตัวอย่างเอกสาร ใบขอซื้อ (Purchase requisition)
3. ใบสั่งซื้อ (Purchase order) คืออะไร?
4. ตัวอย่างเอกสาร ใบสั่งซื้อ (Purchase order)
5. ใบขอซื้อ (Purchase requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase order) แตกต่างกันอย่างไร
6. สรุป

ใบขอซื้อ (Purchase requisition) คืออะไร?

ใบขอซื้อ (Purchase requisition : PR) คือเอกสารภายในบริษัทที่หน่วยงานต่างๆใช้ในการขอซื้อวัสดุหรืออุปกรณ์ต่างๆเพื่อใช้ในการดำเนินงานของหน่วยงานนั้นๆ โดยเอกสาร ใบขอซื้อ (Purchase requisition) นั้นควรถูกลงนามอนุมัติโดยหัวหน้าแต่ละแผนก และจะถูกส่งไปที่ฝ่ายจัดซื้อของแต่ละบริษัทเพื่อให้ฝ่ายจัดซื้อดำเนินการซื้อวัสดุหรืออุปกรณ์ต่างๆดังกล่าวออกไป

ยกตัวอย่างเช่น ฝ่ายบัญชีของบริษัทต้องการซื้อกระดาษ และเครื่องเขียน เพื่อใช้ในการทำงาน ฝ่ายบัญชีของบริษัทก็จะจัดทำ ใบขอซื้อ (Purchase requisition) ขึ้นมาโดยจะมีการระบุรายการและจำนวนที่ฝ่ายบัญชีต้องการสั่งซื้อ เอกสารดังกล่าวจะถูกส่งไปให้ฝ่ายจัดซื้อของบริษัทเพื่อดำเนินการสั่งซื้อสินค้าจาก Supplier ต่อไป

ตัวอย่างเอกสาร ใบขอซื้อ (Purchase requisition)

เราลองมาดูตัวอย่างเอกสารดังกล่าวกันดังนี้

ดาวน์โหลดตัวอย่างเอกสาร : ใบขอซื้อ (Purchase Requisition)ข้อมูลสำคัญใน ใบขอซื้อ (Purchase requisition) มีดังต่อไปนี้

1. แผนกที่ทำการขอซื้อ
2. เหตุผลในการขอซื้อ
3. วันที่ทำการขอซื้อ
4. รายละเอียดสินค้า/บริการที่ต้องการ
5. จำนวนสินค้า/บริการที่ต้องการ
6. ราคาสินค้า (ถ้ามี)
7. ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติ

ใบสั่งซื้อ (Purchase order) คืออะไร?

ใบสั่งซื้อ (Purchase order : PO) เป็นเอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อของบริษัทนั้นจัดทำขึ้นเพื่อใช้เป็นคำสั่งซื้อและส่งให้แก่ Supplier เพื่อให้ทาง Supplier จัดหาสินค้า/บริการ ตามที่บริษัทต้องการมาให้ โดยเอกสาร ใบสั่งซื้อ (Purchase order) นั้นควรที่จะได้รับการอนุมัติโดยผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่ากรณีที่การสั่งซื้อนั้นมีจำนวนเงินที่สูงมาก

ยกตัวอย่างเช่น จากตัวอย่างเดิมที่ฝ่ายบัญชีส่ง ใบขอซื้อ (Purchase requisition) เพื่อขอซื้อกระดาษ และเครื่องเขียน ทางฝ่ายจัดซื้อก็จะนำเอกสารดังกล่าวมาเป็นเอกสารหลักฐานในการจัดทำใบสั่งซื้อ (Purchase order) เพื่อสั่งซื้อ กระดาษ และเครื่องเขียนโดยก่อนที่จะทำ ใบสั่งซื้อ (Purchase order) ได้ฝ่ายจัดซื้อควรที่จะต้องมีการเปรียบเทียบสินค้า/บริการของแต่ละ Supplier แต่ละเจ้าอย่างน้อย 3 รายเพื่อให้บริษัทที่ซื้อสินค้าจาก Supplier ที่สินค้า/บริการ มีคุณภาพในราคาที่เหมาะสม

ใบสั่งซื้อ (Purchase order) นั้นควรจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อหรือผู้มีอำนาจที่สูงกว่าในกรณีที่การสั่งซื้อนั้นมีมูลค่าสูงเกินกว่าอำนาจของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ และถูกส่งต่อไปให้ทาง Supplier เพื่อให้ทาง Supplier จัดส่ง กระดาษ และเครื่องเขียน มาตามที่กำหนด

หมายเหตุ : ในบางบริษัทจะมีการกำหนดอำนาจเอาไว้เลยว่าผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมีอำนาจซื้อได้ไม่เกินกี่บาท หากมูลค่าสินค้าเกินกว่านั้นจะให้กรรมการบริษัทเป็นผู้อนุมัติในการจัดซื้อ เป็นต้น

ตัวอย่างเอกสาร ใบสั่งซื้อ (Purchase order)

เราลองมาดูตัวอย่างเอกสาร ใบสั่งซื้อ (Purchase order) ซึ่งเป็นตัวอย่างเอกสารที่มาจากโปรแกรมบัญชี PEAK ที่ทางผมใช้ทำบัญชีในการให้บริการแก่ลูกค้า

ดาวน์โหลดตัวอย่างเอกสาร : ใบสั่งซื้อ (Purchase Order)ข้อมูลสำคัญใน ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) มีดังต่อไปนี้

1. ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทผู้สั่งซื้อ
2. ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทผู้ขาย
3. วันที่ทำการสั่งซื้อ
4. รายละเอียดสินค้า/บริการที่ต้องการ
5. จำนวนสินค้า/บริการที่ต้องการ
6. จำนวนเงิน และจำนวนเงินรวมของสินค้า/บริการที่ต้องการ
7. ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติ

ใบขอซื้อ (Purchase requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase order) แตกต่างกันอย่างไร

นอกจากเรื่องรูปแบบเอกสารที่ไม่เหมือนกันแล้ว สิ่งแตกต่างที่สำคัญระหว่าง ใบขอซื้อ (Purchase requisition) และใบสั่งซื้อ (Purchase order) นั่นคือวัตถุประสงค์ในการออกเอกสารการออกเอกสาร

ใบขอซื้อ (Purchase requisition) วัตถุประสงค์หลักคือการขอซื้อวัสดุ อุปกรณ์ต่างๆ ที่แผนกต่างๆภายในองค์กรต้องการ ดังนั้นใบดังกล่าวจึงควรต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าของแต่ละแผนกว่าการขอซื้อนั้นมีความสมเหตุสมผลหรือไม่ หลังจากนั้นเอกสารดังกล่าวก็จะถูกส่งให้แก่ฝ่ายจัดซื้อเพื่อดำเนินการจัดซื้อต่อไปการออกเอกสาร

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) วัตถุประสงค์หลักคือสั่งซื้อสินค้าจากทาง Supplier โดยทางฝ่ายจัดซื้อจะรวบรวมคำขอซื้อจากฝ่ายต่างๆภายในองค์กร เพื่อนำมาจัดทำ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หรือผู้มีอำนาจที่สูงกว่าในกรณีที่การสั่งซื้อนั้นมีมูลค่าสูงเกินกว่าอำนาจของผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อ หลังจากที่ได้จัดทำ ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) เอกสารดังกล่าวก็จะถูกส่งให้แก่ Supplier เพื่อสั่งซื้อสินค้าต่อไป

สรุป

ใบขอซื้อ (Purchase requisition) คือเอกสารตั้งต้นในขบวนการจัดซื้อในองค์กร เอกสารดังกล่าวจะถูกจัดทำและอนุมัติจากแผนกต่างๆในองค์กร ส่วนเอกสารใบสั่งซื้อ (Purchase order) เป็นเอกสารที่ถูกจัดทำและอนุมัติโดยฝ่ายจัดซื้อ ซึ่งเป็นเอกสารที่จะถูกส่งไปให้แก่ Supplier เพื่อซื้อสินค้าของบริษัท หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์แก่ทุกท่านนะครับ

ช่วยแชร์บทความให้หน่อยครับ