ใบแจ้งหนี้ ใบวางบิล – ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม

ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงจำนวนเงินและวันที่ที่ต้องชำระเงินให้แก่ผู้ขาย

ท่านใดต้องการบริการรับทำบัญชี ทางเรามีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้ใช้ฟรี สามารถออกเอกสารหน้าตาสวยงามผ่านโปรแกรมได้ ดูรายละเอียดที่นี่ : รับทำบัญชี

สารบัญ

1. ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
2. รายละเอียดที่ควรมีในใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
3. ขั้นตอนในการออกเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
4. ตัวอย่างเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
5. สรุป

ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล เป็นใบที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงจำนวนเงินและวันที่ที่ต้องชำระเงินให้แก่ผู้ขาย

เอกสารดังกล่าวจะต้องมีการเซ็นรับเอกสารจากทั้งทางฝั่งผู้ขายและทางฝั่งผู้ซื้อ ดังนั้นเอกสารดังกล่าวจะเป็นหลักฐานสำคัญของผู้ขาย ว่าผู้ซื้อได้ยอมรับในตัวมูลค่าสินค้า หรือ บริการ ที่จะต้องจ่ายชำระให้แก่ผู้ขายแล้ว

นอกจากนี้เอกสารนี้ยังเอาไว้ช่วยควบคุมลูกหนี้ เจ้าหนี้ของกิจการได้อีกด้วย การมีหลักฐานเอกสารดังกล่าวจะทำให้ผู้ขายสามารถทราบว่าจะได้รับชำระหนี้จากลูกหนี้แต่ละรายเมื่อไหร่ ในส่วนของผู้ซื้อเอกสารดังกล่าวจะทำให้ผู้ซื้อทราบวันที่จะต้องจ่ายชำระค่าสินค้า/บริการ ให้เจ้าหนี้แต่ละราย ซึ่งช่วยในการจัดทำบัญชีและบริหารกระแสเงินสดของกิจการได้อีกด้วย

รายละเอียดที่ควรมีในใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิลที่ดีควรมีรายละเอียดที่ครบถ้วนดังต่อไปนี้

1. คำว่าใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
2. ชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย
3. ชื่อ ที่อยู่ เบอร์ติดต่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
4. เลขที่ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
5. วันที่ในใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล
6. รายละเอียดของสินค้า และบริการ และจำนวนเงินรวม
7. ลายเซ็นของผู้วางบิล และผู้รับวางบิล (ในกรณีการส่งสินค้าจะเป็นลายเซ็นของผู้ส่งสินค้า และผู้รับสินค้า)
8. วิธีการชำระเงิน และเครดิตเทอม

ขั้นตอนในการออกเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล

ในกรณีให้บริการ ผู้ขายจะออกเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล ให้แก่ผู้ซื้อเมื่อให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว เพื่อเป็นหลักฐานในการให้บริการเสร็จสิ้นและแสดงสิทธิในการเรียกชำระเงิน

ในกรณีขายสินค้า  ผู้ขายจะออกเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล พร้อมกันกับใบส่งของ (อาจเป็นเอกสารใบเดียวกันเลยก็ได้ เช่น ใบแจ้งหนี้/ใบส่งของ เป็นต้น) เพื่อเป็นหลักฐานในการส่งมอบสินค้าเสร็จสิ้นและแสดงสิทธิในการเรียกชำระเงิน หรือในบางกรณีผู้ขายอาจส่งของไปให้แก่ผู้ซื้อหลายรอบโดยออก ใบส่งของ ไปให้ก่อน แล้วค่อยมาเรียกเก็บเงินทีเดียวโดยการออกเอกสารใบวางบิล ในกรณีนี้เนื้อหาในเอกสาร จะต้องอ้างอิงเลขที่ และจำนวนเงิน ของใบส่งของทั้งหมดที่จะเรียกเก็บเอาไว้ด้วย

ตัวอย่างเอกสารใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล

ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิลนั้นสามารถทำได้ 2 รูปแบบคือ

1. เปิดใบเสนอราคาเองแบบ Manual – การออกใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิลในรูปแบบนี้โดยมากแล้วผู้ประกอบการจะเปิดเอกสารโดยใช้ Microsoft office เช่น Microsoft Word หรือ Microsoft Excel หรือโปรแกรมอื่นๆ ซึ่งข้อดีของการออกเอกสารแบบนี้คือ สะดวกและยืดหยุ่น ผู้ขายสามารถจัดรูปแบบเอกสารได้ด้วยตนเอง แต่ในการเปิดเอกสารในรูปแบบนี้ก็มีข้อเสียอยู่มากเพราะไม่ได้ใช้ระบบโปรแกรมบัญชีเข้ามาช่วยดึงข้อมูลให้ จึงอาจทำให้มีข้อผิดพลาดในการออกเอกสารได้มาก และเอกสารจะไม่ได้ถูกเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบบัญชีและเอกสารอื่นๆ ทำให้ผู้ประกอบการและนักบัญชีจะต้องทำงานซ้ำซ้อนกัน
2. เปิดใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล ผ่านระบบบัญชี – การออกเอกสารในรูปแบบนี้จะมีข้อดีมากกว่าตรงที่รูปแบบเอกสารจะดูน่าเชื่อถือ ดูเป็นทางการมากกว่า เพราะมาจากระบบ และที่สำคัญคือข้อมูลในใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิลจะถูกบันทึกเอาไว้ในระบบโปรแกรมบัญชี และบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ผู้ประกอบการไม่ต้องทำงานซ้ำซ้อน มาบันทึกบัญชีอีกรอบจากเอกสาร Manual ที่ออก

ท่านใดต้องการบริการรับทำบัญชี ทางเรามีโปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้ใช้ฟรี สามารถออกเอกสารหน้าตาสวยงามผ่านโปรแกรมได้ ดูรายละเอียดที่นี่ : รับทำบัญชี

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล แบบ Manual

กรณีขายสินค้า

กรณีให้บริการ

ดาวน์โหลดแบบฟอร์มได้ที่นี่ : ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล

ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล ผ่านระบบบัญชี

ในที่นี้ผมจะขอยกตัวอย่างเอกสารจากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ PEAK ที่สำนักงานบัญชีของผมใช้อยู่ในการให้บริการลูกค้า จะมีหน้าตาเอกสารแบบนี้

จะเห็นได้ว่ารูปแบบเอกสารจะออกมาหน้าตาสวยงาม เป็นทางการ และเมื่อออกเอกสาร จะถูกบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ผู้ประกอบการจะได้ไม่ทำงานซ้ำซ้อน

สรุป

ใบแจ้งหนี้ หรือ ใบวางบิล เป็นเอกสารที่ผู้ขายออกให้แก่ผู้ซื้อเพื่อเป็นหลักฐานแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงจำนวนเงินและวันที่ที่ต้องชำระเงินให้แก่ผู้ขาย ดังนั้นเอกสารดังกล่าวจึงเป็นเอกสารที่มีความสำคัญในการจัดทำบัญชีของกิจการ ดังนั้นทุกๆบริษัทควรจัดทำเอกสารดังกล่าวให้ถูกต้อง และหมาะสม

หวังว่าผู้ที่มาอ่านบทความนี้จะได้ประโยชน์กันไปไม่มากก็น้อยนะครับ