ใบแจ้งหนี้หรือ invoice เป็นหลักฐานที่สำคัญในการแจ้งหนี้ระหว่างบริษัทผู้ขาย และบริษัทผู้ซื้อ ในบทความนี้เรามาทำความเข้าใจกับใบแจ้งหนี้กันว่าคืออะไร
ประวัติผู้เขียน / ผู้สอน
- ปริญญาตรีบัญชี ธรรมศาสตร์
- ปริญญาโทเศรษฐศาสตร์การเงิน NIDA
- ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA)
- ประกาศนียบัตรการรายงานทางการเงินไทย (DipTFR)
- Audit Manager ที่ EY (ประสบการณ์ 8 ปี ใน Big4)
- ดูใบประกาศทางวิชาชีพ
- ดูรีวิวจากลูกค้า
- About me
Invoice คืออะไร
Invoice คือใบแจ้งหนี้ซึ่งเป็นเอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือให้บริการออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้ขายได้ขายสินค้าและให้บริการแก่ผู้ซื้อแล้ว โดยจะมีรายละเอียดของสินค้าและบริการรวมถึงมูลค่าของสินค้าและบริการ ในเอกสารดังกล่าวจะมีลายเซ็นจากทางฝั่งผู้ขายและผู้ซื้อเพื่อยืนยันว่าทั้งสองฝ่ายยอมรับในมูลหนี้ที่เกิดขึ้นในใบแจ้งหนี้แล้ว
ดังนั้นหากในภายหลังมีข้อพิพาทเกิดขึ้นเกี่ยวกับรายการดังกล่าว เช่น ผู้ซื้อไม่ยอมชำระค่าสินค้าและบริการดังกล่าว ตัวเอกสาร invoice หรือใบแจ้งหนี้ ย่อมนำมาใช้เป็นหลักฐานในการยุติข้อพิพาทได้
ข้อมูลที่ invoice ต้องมี
ข้อมูลใน invoice หรือใบแจ้งหนี้ ที่ครบถ้วนควรจะมีข้อมูลดังต่อไปนี้
- คำว่าใบแจ้งหนี้
- ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนบริษัทผู้ขาย เบอร์ติดต่อ และสำนักงานสาขา
- ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนบริษัทผู้ซื้อ และสำนักงานสาขา
- เลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้
- วันที่ครบกำหนดชำระเงิน
- รายละเอียดของสินค้าและบริการ
- จำนวนเงินค่าสินค้าและบริการ
- ลายเซ็นผู้ซื้อ
- ลายเซ็นผู้ขาย
ตัวอย่างใบแจ้งหนี้ (invoice)
สามารถดาวน์โหลดตัวอย่างได้ที่นี่ : ตัวอย่าง Invoice
รายละเอียดจากตัวอย่างใบแจ้งหนี้ (invoice) มีดังนี้
- คำว่าใบแจ้งหนี้
- ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนบริษัทผู้ขาย เบอร์ติดต่อ และสำนักงานสาขา : บริษัท วินวินโซลูชั่น ออดิทติ้ง จำกัด 8/209 หมู่บ้านทาวน์อเวนิว ศรีนครินทร์ ซอยอ่อนนุช 68 แขวงสวนหลวง เขตสวนหลวง กรุงเทพมหานคร 10250 Tel : 087-6732884 เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร 0105556128421
- ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนบริษัทผู้ซื้อ และสำนักงานสาขา : บริษัท กขค จำกัด 53 หมู่ที่ 2 อาคารแจ้งประสิทธิ์ ชั้น 3 ถนนแจ้งวัฒนะ แขวงทุ่งสองห้อง เขตหลักสี่ กรุงเทพมหานคร เลขผู้เสียภาษี : 1111111111111
- เลขที่เอกสารใบแจ้งหนี้ : INV2008002
- วันที่ออกใบแจ้งหนี้ : 28/08/2563
- วันที่ครบกำหนด : 28/09/2563
- รายละเอียดของสินค้าและบริการ : ค่าบริการติดตั้งระบบไฟฟ้า
- จำนวนเงินค่าสินค้าและบริการ : 10,000 บาท
- ลายเซ็นผู้ซื้อ
- ลายเซ็นผู้ขาย
วิธีการวางบิล invoice (ใบแจ้งหนี้)
- สอบถามบริษัทลูกค้าถึงวิธีการในการแจ้งหนี้ ซึ่งแต่ละบริษัทจะมีวิธีการที่แตกต่างกันออกไป เช่น บางบริษัทให้ส่ง Messenger ไปวางบิลใบแจ้งหนี้ตัวจริงที่บริษัท หรือบางบริษัทอาจะให้แจ้งหนี้โดยการส่ง invoice ทาง Email ได้เป็นต้น
- หลังจากนั้นก็ดำเนินการวางบิลตามที่บริษัทลูกค้านั้นกำหนด
- ในการวางบิลจะต้องให้ผู้มีอำนาจของบริษัทเซ็นใน invoice และในการวางบิลก็ให้เจ้าหน้าที่เกี่ยวข้องของลูกค้าเซ็นรับใน invoice ด้วย
สรุป
Invoice คือใบแจ้งหนี้ซึ่งเป็นเอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือให้บริการออกให้แก่ผู้ซื้อ เพื่อเป็นหลักฐานยืนยันว่าผู้ขายได้ขายสินค้าและให้บริการแก่ผู้ซื้อแล้ว ดังนั้นรายละเอียดในใบแจ้งหนี้จึงควรถูกต้องและครบถ้วน